實體檔案輔助管理的十八般武藝

    在《GB 39784-2021電子檔案管理系統通用功能要求》中，明確提到了檔案系統在“實體檔案輔助管理”方向應滿足的具體要求。

    另外，在數字檔案館（室）建設指南及測評指標中，也對實體檔案輔助管理提出了要求。

必要性

01/保護實體檔案

    實體檔案輔助管理的功能要求中，明確提出“檔案庫房溫濕度、安全管理等環控信息”等內容。庫房環境的好壞，直接決定了實體檔案是否會遭到損壞，因此在檔案管理系統建設過程中，應當考慮系統對于檔案庫房環境數據的采集、管理、預警、控制等功能。

02/提高工作效率

    “GB 39784-2021通用功能要求”中提出：“宜支持對傳統載體檔案業務過程信息的管理，包括但不限于：檔案的接收、檢查、鑒定、劃控、處置、修復等記錄、檔案利用相關信息”等。

    借助于檔案管理系統的相關功能，能夠顯著提高傳統載體檔案的業務管理效率，節省檔案主管部門的工作量，實現檔案業務的提質增效。

03/促進融合管理

    “GB 39784-2021通用功能要求”中提出：“應支持對檔案數字復制件與電子檔案的融合管理”。

    基于電子檔案和紙質檔案各自的特點及優劣，需要將紙質檔案和電子檔案融合起來，以直觀的紙質檔案和便捷的電子檔案雙重作用來提高檔案管理的效率，能保障信息的準確性和時效性，將二者的優勢發揮出來。

策略

01/電子和實體要統一管理

    檔案系統中的實體檔案輔助管理功能，需要依托于紙質檔案管理的實際業務場景，并將其融入到電子檔案的生命周期中。這就要求電子檔案的管理和實體檔案的管理不能是脫節的，應當盡可能保持二者的同步。

    在電子檔案移交、接收、歸檔、保管、鑒定、劃控、處置的過程中，必須要緊密結合實體檔案的線下業務，保證業務的完整性。

02/加強檔案庫房智能化管理

    檔案庫房應當根據溫濕度等環境數據標準（參照《JGJ25-2010檔案館建筑設計規范》），以及“十防”的具體要求，配備相應的設備。例如：一體機、空調、滅菌、新風、漏水監測、滅火裝置、門禁、監控等等。

    除了硬件設備以外，應當配備庫房管理系統。一方面實時采集庫房環境數據并將其展現出來；另一方面根據庫房環境數據的實時變化，對庫房內的設備進行自動調控，當庫房出現異常狀況時，系統能夠進行預警，提醒人工干預。

03/RFID助力實體檔案管理

    RFID技術的應用，主要體現在對實體檔案的出入庫、盤點、借閱、存放位置，以及庫房使用情況的管理上。

    實體檔案出庫前，通過館員工作站識別紙質檔案上粘貼的RFID條碼，系統自動生成出庫記錄或借閱記錄；未經系統許可將紙質檔案帶出時，門禁會自動報警；實體檔案入庫時，通過館員工作站掃描RFID標簽進行登記，確定存放位置。

04/打通檔案系統和庫房系統的任督二脈

    在實際的應用中，電子檔案系統和庫房管理系統，實際上是兩套不同的系統。要想實現電子和實體的融合管理，就必須要將兩個系統完全打通，才能真正減輕檔案管理人員的工作量。

    1、檔案系統應當將電子檔案的部分目錄數據通過接口自動傳輸到庫房管理系統中，使后者具備基礎的檔案數據；

    2、由于庫房系統并不屬于業務系統，出于業務統一管理的需要，庫房管理系統應當將涉及到的業務數據回傳給檔案系統，例如實體檔案出入庫數據、實體檔案借閱數據、實體檔案存放位置、實體檔案盤點數據、庫房環境數據監控預警數據等，以便檔案系統進行業務數據的集中管理、統計、審查；

    3、檔案系統應當通過數據可視化的形式，展示實體檔案以及電子檔案的管理和利用動態，以便檔案主管部門隨時掌握總體情況。