檔案三合一制度

2024-01-26 09:54

所謂“三合一”制度，是指為貫徹落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》檔案資源建設相關要求，優化檔案資源結構，加強檔案資源質量管控，而全面推行的“機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”三者合并規范的一項檔案管理基本制度。

關于“三合一”制度的詳述，各路大咖已經表述的很專業很詳細了，在本文中就不再贅述。感興趣的朋友可以搜索學習。

本文的重點不是為大家論述制度內容，而是作為檔案軟件研發廠商，探討“三合一”制度的確立能為檔案軟件研發帶來什么啟示，又會對檔案系統相關業務功能的設計帶來什么變化。

如果不當之處，還請專業人士加以指正。

“三合一”之前

在推行“三合一”制度之前，各單位的“檔案分類方案”、“文件材料歸檔范圍”、“保管期限表”往往是分開制定的。尤其是歸檔范圍，存在制定不細致，無法全面覆蓋到應歸檔文件材料的范圍。那么在應用電子檔案系統過程中，便沒有將歸檔范圍及保管期限表納入系統，或者由于歸檔范圍不細致，無法發揮系統自動劃分檔案分類、劃定保管期限等功能。

“三合一”之后

（1）自動鑒定

對于各種業務系統中產生的海量電子文件，哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔呢。傳統的做法是在進行系統對接時，將數據全部接入檔案系統文件庫再進行人工篩選，或者固定接收業務系統中的某些文件，再或者由人工選擇哪些電子文件需要歸檔。這種方法雖然比較成熟，但是對歸檔效率、歸檔的完整性會有影響；而且后續如果有其他類型文件需要歸檔，就必須調整或重新開發數據接口。

而建立在“三合一”制度之上的歸檔范圍，也許可以為我們解決這個問題提供基礎依據。檔案系統可以借助于OCR識別、人工智能等相關技術，對電子文件的內容進行識別、要素提取、分析，進而與歸檔范圍比對，最后給出文件鑒定結果，并根據匹配度將鑒定結果分類。

（2）自動劃定分類和保管期限

在文件鑒定過程中，系統不僅可以判斷電子文件是否在歸檔范圍之內，對于需要歸檔的文件，也可根據分類規則自動劃分分類，賦予分類號及保管期限，并將其歸檔到檔案系統的分類目錄下。

概括

“三合一”制度的推進，積極作用首先體現在檔案收集層面。在信息化時代，電子檔案的收集更應該好好利用和落實“三合一”制度，結合現在成熟的人工智能、大數據等前沿技術，促進電子檔案的收集更完整、更便捷、更精準、更規范。

誰能掌握新技術的落地應用，同時又能準確把握檔案業務發展的痛點，未來才能走得更遠。歡迎業內外精英共同探討，共同進步。